Документация и инвентаризация

Время проведения

Содержание материала

Примечания

Вводная часть (5 мин)

Сегодня мы рассмотрим такие понятия в бухгалтерском учете, как документация и инвентаризация.

Что Вы можете сказать об этих понятиях? Что, по Вашему мнению, документация, инвентаризация? Что Вы знаете об этих понятиях исходя из знаний, полученных на прошлых лекциях, других дисциплинах?

Список вопросов, включаемых в эту тему, которые мы рассмотрим сегодня, отображены на слайде. Пометьте, пожалуйста, их себе в конспектах.

Начнем рассмотрение темы с первого вопроса.

Слайды 1-2.

Основная часть (15 мин)

1. Понятие о первичном учете и первичных учетных документах.

Бухгалтерский учет осуществляет сплошное и непрерывное наблюдение за разнообразными хозяйственными операциями, происходящими в организации. Сбор информации происходит в системе первичного учета в ходе первичного наблюдения.

Первичный учет — это процесс сбора, измерения, регистрации, накапливания и хранения информации. Он составляет основу последующей обработки информации. На этой стадии учета первоначальные сведения о хозяйственных фактах, произошедших на складах, в цехах, отделах, отражаются в первичных документах.

Слайд 3.

Документ (от лат. dokumentum — «доказательство») — представляет собой письменное доказательство того, что хозяйственная операция действительно произошла или доказывает право на ее осуществление.

Документы принимаются к учету, если они правильно оформлены и содержат обязательные реквизиты. Реквизитами называется совокупность признаков и показателей, содержащихся в документе, таковыми являются:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;
• личные подписи указанных лиц с расшифровкой.

Слайд 4.

Все первичные документы имеют унифицированные, т. е. типовые формы. К основным первичным документам относятся: документы, оформляющие прием и выдачу денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера), перечисление денежных средств с расчетного счета (платежные поручения), поступление и отпуск материалов (доверенности, требования, акты о приемке) и т.д. Документы подразделяются также на внутренние, которые используются непосредственно на предприятии, и внешние, поступающие от других физических и юридических лиц.

На основе первичных документов составляются бухгалтерские проводки, и формируется исходная информация, которая используется для дальнейшей обработки в целях получения различных экономических показателей, характеризующих деятельность предприятия.

Слайд 5.

Это материальный носитель информации об объекте первичного наблюдения. Значение бухгалтерских документов велико т.к. от своевременности и качества составления документов зависит качество составленной на их основе отчетной документации. Документы широко используются в управлении предприятием. В формах многих документов даются распоряжения о совершении хозяйственных операций.

Слайд 6.

Документирование создает основу для предварительного и последующего контроля над законностью и целесообразностью хозяйственных операций. Предварительный контроль осуществляется работниками предприятия в момент подписи документов на совершение операций. Последующий контроль производится путем проведения документальной ревизии и проведением аудиторских проверок. Документы играют большую роль в обеспечении сохранности собственности предприятия. Строгое соблюдение правил приема и отпуска товарно-материальных ценностей, денежных средств только на основании правильно оформленных документов предотвращает возможность злоупотребления материально ответственных лиц. Широко используются они при анализе хозяйственной деятельности предприятия, в судебных органах, арбитражах, при рассмотрении различных хозяйственных споров.

Слайд 7.

Для того чтобы документ стал основой бухгалтерского учета, он должен удовлетворять ряду требований, которые определены Законом Республики Беларусь « О бухгалтерском учете и отчетности», Примерной инструкцией по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 23.05.95 № 13 и другими законодательными актами. Он должен оформляться на бланках и иметь обязательные реквизиты и определенный порядок их расположения, установленный ГОСТом 6.38-90 «УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Некоторые документы допускается оформлять не на бланках, но с обязательным заполнением реквизитов соответствующих бланков. Изготовление бланков по видам документов считается целесообразным, если их объем превышает 200 документов в год.

Слайд 8.

Основная часть (15 мин)

1. Виды бухгалтерских документов.

В бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного понимания назначения документов, их подбора и использования осуществляется группировка их по ряду признаков.

Слайд 9.

По назначению бухгалтерские документы делятся на:

• распорядительные документы — документы, которые содержат указания совершить ту или иную хозяйственную операцию. К ним относятся: чек на получение денег с расчетного счета в банке, платежное поручение на перечисление денег другим организациям и др. Многие распорядительные документы кроме подписей главного бухгалтера и руководителя скрепляются печатью;
• оправдательные документы — документы, которые оформляют уже произведенные хозяйственные операции. Они удостоверяют факт их совершения (квитанция, приемо-сдаточные акты и т.п.);
• комбинированные документы — документы, которые одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных документов (расчетно-платежные ведомости, расходный кассовый ордер и т.д.);
• документы бухгалтерского оформления — составляются работниками бухгалтерии и представляют собой бухгалтерские справки, справки-расчеты, расчеты и т.д.

Слайд 10.

По количеству отражаемых операций различают следующие виды документов:

• разовые — документы, которые оформляют одну или несколько хозяйственных операций, составляются в один прием и сразу передаются в бухгалтерию (кассовые ордера, приходный ордер на материалы и т.п.);
• накопительные — документы, которые используются для отражения однородных и периодически повторяющихся операций в течение отчетного периода (табель учета рабочего времени, лимитно-заборные карты на отпуск материалов со складов организации).

Слайд 11.

По порядку оформления операций (по объему) документы подразделяются на:

• первичные — документы, составляемые в момент совершения операций (требования на выдачу материальных ценностей и т.д.);
• сводные (составляются на основании нескольких ранее оформленных однородных первичных документов, например, отчет цеха об использовании материалов и т.д.).

Слайд 12.

По способу заполнения документы подразделяются на:

• составленные ручным способом;
• заполняемые частично автоматизированным способом;
• автоматизированные.

Слайд 13.

По внешнему виду документы делятся на:

• унифицированные — документы, составленные по единой форме для отражения однородных хозяйственных операций всеми хозяйствующими субъектами (кассовые и банковские документы, документы по учету труда, основных средств и др.);
• прочие — документы, самостоятельно разрабатываемые хозяйствующими субъектами, с учетом специфики их деятельности.

Слайд 14.

По месту составления различают:

• внутренние — составленные в организации (лимитно-заборная карта);
• внешние — составленные за пределами организации (товарно-транспортная накладная).

Слайд 15.

Порядок расположения реквизитов в документе принято называть структурой документа. При анкетной структуре реквизиты документа расположены как в обычной анкете. Документ легко заполнять и читать, но сложно обрабатывать на машинах.

При табличной структуре реквизиты документов монтируются в определенной таблице, тем самым создается возможность выделить зону для реквизитов, которые подлежат машинной обработке.

В комбинированных документах ряд реквизитов располагается по анкетной структуре, а ряд — по табличной.

Слайд 16.

Основная часть (15 мин)

1. Порядок составления документов и организация документооборота.

Бухгалтерские документы на предприятии осуществляют оборот.

Документооборот — движение документа от момента его создания до подшивки в дело и передачи его в архив.

Слайд 17.

Документооборот должен быть организован с соблюдением следующих требований:

• минимальное количество стадий прохождения;
• максимальное использование информации на каждой стадии движения;
• разработка графиков документа;
• использование в процессе обработки информации средств электронно-вычислительной техники.

Слайд 18.

Начальной стадией документооборота является составление документов. К составлению документов предъявляют определенные требования.

• первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это невозможно, то после ее окончания;
• должны быть заполнены все обязательные реквизиты;
• документы должны заполняться только ручкой. Некоторые документы, например, документы, которые направляются в банк, должны быть напечатаны;
• при наличии исправлений они должны быть выполнены аккуратно таким образом, чтобы были видны старые записи. В банковских документах исправления не допускаются;
• в документах должны быть подписи лиц ответственных за совершение операций;
• некоторые документы должны быть заполнены на бланках типовой унифицированной формы (кассовые документы, ТТН и т. д.).

Слайд 19.

Поступать в бухгалтерию документы должны в определенном порядке и в сроки, которые устанавливает главный бухгалтер организации. За правильность содержащихся в документе данных несут ответственность лица, подписавшие документ.

Слайд 20.

Поступившие в бухгалтерию документы подвергаются проверке: формальной, арифметической и по существу.

При формальной проверке устанавливается правильность заполнения реквизитов документов, а также подлинность подписей лиц, подписавших документ.

При арифметической проверке устанавливается точность вычислений.

При проверке по существу устанавливается законность и целесообразность хозяйственных операций.

Слайд 21.

Далее документы группируются, т.е. объединяются по определенным признакам, чтобы делать записи общими итогами и составлять сводные документы.

После этого производится расценка (таксировка) документа — определение суммы хозяйственной операции, если в документе указаны только натуральные единицы измерения.

Последним этапом бухгалтерской обработки документов является составление бухгалтерских проводок (контировка). Информация после этого заносится в учетные регистры.

Слайд 22.

Обработанные первичные документы поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором они хранятся один год, по истечении года документы передаются в постоянный архив.

Слайд 23.

Основная часть (20 мин)

1. Инвентаризация и ее значение.

Одним из важных требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, является реальность (правдивость) его показателей. Отвечая этому требованию, данные бухгалтерского учета должны полностью соответствовать действительности. Количество поступивших или выданных ценностей — материалов, денежных средств, готовой продукции и др., отражаемое в учете, должно совпадать с тем их количеством, которое на самом деле получено или выдано, а остатки этих ценностей по данным учета — с теми остатками, которые реально находятся в местах их хранения. Между тем данные учета иногда расходятся с действительностью.

Слайд 24.

Это может происходить по следующим причинам:

• естественные причины — изменение веса или качества средств вследствие изменений температуры или влажности воздуха, порчи их грызунами, насекомыми, микробами и др., потери при хранении и транспортировке, называемые привесом, усушкой, распылом, раструской и т.п;
• неточности при приеме или отпуске средств — промеры, просчеты, провесы, в результате чего фиксируется другое количество или качество (размер, сорт) средств. Замена средств одного сорта (качества) другим называется пересортицей;
• ошибки в учете — это описки в первичных документах, арифметические ошибки в подсчетах, неправильное отражение документальных данных на счетах и т.п.;
• злоупотребления — хищения, обвесы или обмеры — при приеме или отпуске материальных ценностей, обсчеты — при выдаче денег и др., а также прямое присвоение средств.

Слайд 25.

Все эти факты не могут быть выявлены в момент их возникновения — они не поддаются учету, так как не охватываются документацией. Они устанавливаются лишь периодическими сверками фактических остатков средств с данными учета. Такая сверка дает возможность дополнять и уточнять учетные данные, а также бороться с разного рода злоупотреблениями. Фактические остатки выявляются специальными переписями, которые называют инвентаризациями.

Слайд 26.

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организация проводит инвентаризацию имущества и обязательств.

Под инвентаризацией понимается способ проверки соответствия фактического наличия имущества в натуре данным бухгалтерского учета.

Проведение инвентаризации необходимо:

• для фиксирования хозяйственных явлений, неподдающихся повседневному наблюдению в текущем учете. Например, изменение массы и количества товарно-материальных ценностей в связи с изменением в условиях хранения;
• для установления расхождений, вызванных ошибками в учете;
• для контроля за материально-ответственным лицом. Выявляются расхождения фактического наличия товарно-материальных ценностей и данных учета, которые возникают в результате обвесов или обмеров при приемке и передаче ценностей, подсчете денег.

Слайд 27.

Регламентируется порядок проведения инвентаризаций Законом Республики Беларусь « О бухгалтерском учете и отчетности» и Методическими указаниями по проведению инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденным Приказом Министерства Финансов Республики Беларусь от 05.12.95. № 54.

Слайд 28.

В соответствии с Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» проведение инвентаризации является обязательным в следующих случаях:

• при передаче имущества государственного унитарного предприятия в аренду, а также при купле-продаже;
• при реорганизации или ликвидации (упразднении) организации;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене руководителя организации и (или) материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения и (или) порчи имущества;
• в случае возникновения непреодолимой силы, т.е. чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств.

Слайд 29.

Инвентаризации, проводимые в организациях, классифицируют по ряду признаков.

По степени охвата имущества и обязательств различают:

• полные инвентаризации — охватывающие все без исключения стороны деятельности организации;
• частичные инвентаризации — охватывающие один или несколько видов деятельности организации.

Слайд 30.

По порядку и методу проведения бывают:

• плановые инвентаризации, проводимые в соответствии с установленным графиком;
• внезапные инвентаризации, проводимые ввиду чрезвычайных обстоятельств (хищений, аварии и т. п.).

Слайд 31.

В зависимости от объекта проверки различают:

• натуральную проверку, состоящую в непосредственном наблюдении объектов и определении их количества путем подсчета, взвешивания, обмера;
• документальную проверку, заключающуюся в подтверждении имеющейся дебиторской задолженности, финансовых обязательств и т.п. непосредственно документами.

Слайд 32.

Для проведения инвентаризации создается в организации постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В ее состав входят представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты и др.). Могут быть включены также специалисты внутреннего аудита организации или независимого аудита.

Слайд 33.

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации в разных местах создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризации допускается возлагать на нее. Состав комиссии утверждается приказом руководителя организации. Отсутствие хотя бы одного из членов комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Слайд 34.

По результатам инвентаризации составляется инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Не допускается оставлять в описи незаполненные строки. На последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Исправление ошибок производится корректурным способом. Эти документы подписываются всеми членами комиссии и материально ответственными лицами, причем материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Слайд 35.

На основании описи и актов в бухгалтерии составляется сличительная ведомость, но только по тем ценностям, по которым установлены отклонения от учетных данных.

Используя данные сличительных ведомостей и письменные объяснения материально ответственных лиц, инвентаризационная комиссия принимает решение о регулировании инвентаризационных разниц. Свое решение она оформляет протоколом.

Недостачи различных видов предварительно, до установления причин и виновников их возникновения, относят в дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». По дебету этого счета отражается фактическая себестоимость недостачи, а по кредиту — их списание.

Слайд 36.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

• излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;
• недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.

Слайд 37.

Заключение (10 мин)

Таким образом, мы познакомились с понятиями документооборот и инвентаризация, дали их определение, перечислили основные виды.

Для того чтобы усвоить полученную информацию, давайте ответим на следующие вопросы:

• Что такое первичный учет?
• Какие обязательные реквизиты должны присутствовать в документе?
• Какие виды бухгалтерских документов Вы знаете?
• Что такое документооборот?
• Какие виды проверки документов Вы знаете?
• Что такое инвентаризация?
• Какие виды инвентаризации Вы знаете?

Рекомендуемая литература:

1. Папковская, П. Я. Теоретические основы бухгалтерского учета : учеб. пособие / П. Я. Папковская. — Минск: БГЭУ, 2018. — 251 с.
2. Михалкевич, А. П. Бухгалтерский учет в организациях: учеб. пособие / А.П. Михалкевич [и др.]; под ред. А.П. Михалкевича. - Минск: БГЭУ, 2013. - 177с.
3. Гурко, В. Б Бухгалтерский финансовый учет в организациях: учеб. пособие / В. Б. Гурко [и др.] ; под ред. В. Б. Гурко. — Минск: БГЭУ, 2018. — 395 с.

Слайд 38.