Подготовка многостраничных документов с помощью Microsoft Word

ПОДГОТОВКА МНОГОСТРАНИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ
С ПОМОЩЬЮ MICROSOFT WORD

Каменева Е.М., главный специалист –
эксперт компании "Электронный офисные системы"

Большинство людей постоянно сталкивается с подготовкой и оформлением многостраничных документов^[1]. Студенты вузов и колледжей пишут рефераты, курсовые и дипломные работы. На рабочих местах специалистам приходится разрабатывать инструкции, правила, регламенты, методические рекомендации и т.д.

При этом в настоящее время наиболее распространенным инструментом подготовки многостраничных текстовых документов является Microsoft Word – самый известный и широко используемый текстовый процессор. Соответственно, приступая к разработке многостраничного документа, хотелось бы знать о специальных функциях MS Word, которые позволяют быстро и удобно осуществить подготовку и качественное оформление достаточно большого по объему многостраничного документа.

Но прежде чем приступать к описанию этих функций, рассмотрим особенности самих многостраничных документов.

Особенности текстовых многостраничных документов

Большие по объему многостраничные документы могут иметь следующие характерные особенности:

• обычно состоят из нескольких разделов (глав или частей) и могут иметь приложения. При этом часть приложений или страниц документы могут иметь "альбомную", а не "книжную" ориентацию, а разные разделы (главы или части) иметь отличнее по содержанию колонтитулы.
• могут включать титульный лист и оглавление.

Кроме этого многостраничный документ должен быть оформлен целиком в одном стиле.  Ведь вы согласитесь, что документы, которые в начале оформлены одним способом, а в конце – другим, смотрятся неряшливо.

Рассмотрев особенности многостраничных документов, мы можем определить, какие функции текстового процессора MS Word нам необходимо освоить.

 Для того чтобы хранить в одном файле сам многостраничный документ и все его приложения, имеющие даже другую ориентацию страницы, размер полей и формат, нам необходимо научиться пользоваться функцией "разделы".

Быстро и качественно оформить документа, а также автоматически составить к нему оглавлением нам поможет функция "стили".

Разделы многостраничного документа

Функция разделы позволяет изменить разметку документа на одной странице или на разных страницах и создать несколько разделов в документе. В данном случае под разделом документа понимается его часть, имеющая заданные параметры форматирования страницы. Новый раздел создается при необходимости изменения одного или нескольких из следующих параметров:

• размер полей;

• размер и ориентация страниц;

• источник бумаги для принтера;

• границы страниц;

• колонтитулы^[2], в том числе нумерация страниц;

• количество колонок;

• нумерация строк;

• вертикальное выравнивание текста на странице (по верхнему краю, по нижнему краю и т.д.);

• сноски.

Чтобы создать новый раздел, необходимо вставить разрыв раздела – отметку, обозначающую конец раздела. Стоит отметить, что именно разрыв раздела содержит информацию о форматировании текущего раздела. Разрыв раздела добавляется из строки меню с помощью команды "Вставка", далее "Разрыв" (см. рисунок 1).

[pic 1][pic 2][pic 3][pic 4][pic 5]

Рисунок 1

Условные обозначения:

1 – строка меню;

2 – команда "Вставка".

После нажатия на команду "Разрыв" на экране появляется диалоговое окно "Разрыв" (см. рисунок 2), позволяющее начать новую страницу или новый раздел. В нашем случае нам нужен именно новый раздел, так как новая страница не позволяет изменить ни ориентацию страницы, ни колонтитулы с нумерацией листов, ни размеры полей. При этом нужно помнить, что добавлять раздел на текущей странице оптимально только в том случае, когда необходимо изменить только количество колонок с текстом. В остальных случаях нужно добавлять раздел со следующей или с четной (нечетной) страницы.