Электроная подпись как элемент совершенствования документооборота предприятия

ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ КАК ЭЛЕМЕНТ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРЕДПРИЯТИЯ

Куратова П.А., Шестакова Е.К.

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Уральский государственный университет путей сообщения»

(ФГБОУ ВПО УрГУПС), rector@usurt.ru

Современные тенденции демонстрируют переход от традиционного обмена информации на бумаге к использованию электронного документооборота. Так, произошел отказ от оригинальных письменных документов с подлинными подписями от руки, замена которым является электронная подпись.

Эргономичность и мобильность такого применения приобретает новый уровень производственных отношений. Электронная подпись выполняет особую роль в электронном документообороте. Это юридически значимый инструмент обмена документации как в удаленном формате совершения сделки, так и в офисной работе.

С введением в документооборот электронных подписей упростились способы подписания документов, оптимизируется процесс оказания услуг, сокращается продолжительность этапов формирования документов.

Таким образом, использование электронной подписи в документообороте предприятия значительно улучшает ее показатели работы и финансово-экономическое развитие по сравнению с конкурентами.  

Законодательное регулирование электронного документооборота с ЭП осуществляет Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ. 

Рассмотрим понятия, использованные в настоящем Федеральном законе:

1) электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

2) сертификат ключа проверки электронной подписи - электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи [2];

Законом предусмотрены два типа электронных подписей: простая и усиленная. Усиленная делиться две формы: квалифицированная и неквалифицированная.

Простая электронная подпись представляет собой комбинацию из логина и пароля и подтверждает, что электронное сообщение отправлено конкретным лицом.

Усиленная неквалифицированная подпись не только идентифицирует отправителя, но и потверждает, что с момента подписания документа, его не изменяли.

Сообщение с простой или неквалифицированной электронной подписью (по предварительной договоренности сторон и в специально предусмотренных законом случаях) может приравниватся к бумажному документу, подписанному собственноручно [1].

Усиленная квалифицированная электронная подпись подтверждается сертификатом от аккредитованного удостоверяющего центра и во всех случаях приравнивается к бумажному документу с «живой» подписью.

Электронная цифровая подпись обеспечивает безопасность ЭДО. Информация, зашифрованная в цифровом виде, позволяет идентифицировать лицо, подписавшее документ и уберечь утечку данных в информационное пространство. Для создания электронной подписи необходимы криптографические алгоритмы, преобразующие информацию в определенную последовательность символов, с использованием закрытого ключа. Этот ключ носит такую же юридическую силу, как и подпись на бумажном носителе.

Электронная подпись – это существенный элемент повседневной жизни как обычных граждан, так и руководителей предприятий.

Электронная подпись оставляет за собой ряд плюсов:

- повышает конфиденциальность действий по обмену документами;

- снижает риск финансовых потерь;

- придает юридическую силу документам;

- сокращает затраты на подготовку, доставку, ведение бухгалтерского учета и хранение документов. Здесь можно проследить экономию денежных средств в связи с отказом от бумажного документооборота. Так, повышается эффективность работы, обмен информацией между сотрудниками посредством уменьшения времени на обработку транзакций.