Перспективы развития документооборота в логистической цепи почтовой связи АО "Узбекистон почтаси" на примере зарубежного опыта

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время информационные технологии пользуются большой популярностью в почтовой среде. Многие почтовые операторы переходят на систему электронного документооборота с целью ускорить процесс прохождения документов от отправителя к получателю. Также, с целью экономии времени, государственные контролирующие органы принимают отчетность в электронном виде. Бухгалтерская отчетность, счета-фактуры, банковская отчетность уже давно подаются в электронном виде. Кстати, электронные образцы счета-фактуры имеют такую же юридическую силу, как и бумажные.

Внедрение системы в логистическую цепь почтовой связи электронного документооборота дает возможности, которых ранее не существовало, в частности:

• Ускорение поиска необходимого документа (за счет опции поиска по признаку),
• облегчение контроля исполнения документа (например, приказа по предприятию),
• улучшение сохранности документов (документы хранятся на сервере),
• возможность привлечения к созданию документа нескольких соавторов (например, при написании регламентирующих приказов по предприятию, когда требуются согласования нескольких структурных подразделений).

Одним из путей, направленных на достижение этой цели, является информатизация и компьютеризация почтовой связи, что обеспечит повышение (качества работы отрасли и предоставление дополнительных услуг). Этот путь обусловлен тем, что существующая в настоящее время крупномасштабная логистическая цепь почтовой связи Узбекистана не в состоянии в полной мере реализовать свои огромные потенциальные возможности из-за отсутствия эффективных средств автоматизированной обработки и передачи информации. Процесс обработки сопроводительной документации связан с многократно повторяющемся контролем соответствующих почтовых отправлений на всех этапах пересылки.

 Гарантированное обеспечение сохранности регистрируемых почтовых отправлений и переводных сумм в первую очередь связано с оперативным контролем, направленным на выявление и устранение нарушений, возникающих в процессе приема, обработки, пересылки и доставки отправлений. Существующий метод ручной обработки сопроводительного документооборота не обеспечивает требуемой оперативности, а увеличение штата контролирующих служб малоэффективно и ведет к росту числа ошибок и злоупотреблений. Решение этой проблемы не может быть достигнуто без создания информационно-технологической системы обмена почтовым документами, обеспечивающей обработку всей технологической информации, характеризующей работу отрасли.