Порядок хранения бухгалтерских и налоговых документов

Оглавление

Введение        3

1.        Порядок хранения бухгалтерских и налоговых документов        4

1.2.        Условия и сроки хранения, электронных документов        6

2.        Ответственность за несоблюдение порядка и сроков хранения бухгалтерских,  налоговых и иных  документов организации        8

Заключение        10

Список использованных источников        11

Введение

Хозяйствующие субъекты в Российской Федерации, независимо от их формы собственности и вида деятельности, обязаны вести бухгалтерский учет в соответствии с российским законодательством. Сохранность текущих и архивных бухгалтерских документов является обязательным требованием для всех этих организаций ^[1]. Бухгалтерская служба хозяйствующего субъекта (организации) работает с двумя основными группами документов: бухгалтерскими документами, включая кадровые, и налоговыми документами, связанными с исчислением налогов и страховых взносов. Хранение первичных, сводных, отчетных и других бухгалтерских документов, относящихся к организациям, регулируется следующими нормативными документами: Федеральный закон от 06.12.2011 г. №402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ст. 29 "Хранение документов бухгалтерского учета") и Федеральный закон от 22.10.2004 г. №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

1. Порядок хранения бухгалтерских и налоговых документов

В соответствии с пунктом 3 статьи 29 Закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны предоставить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и защитить их от изменений или повреждений. В соответствии с пунктом 2 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации и граждане имеют право создавать архивы для хранения архивных документов, образующихся в процессе их деятельности.

Порядок обработки и хранения документов в архиве организации регулируется «Основными Правилами работы архивов организаций», которые были одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 года. Архив организации размещается в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Для обеспечения сохранности документов в архиве необходимо осуществлять комплекс мер по организации хранения. Этот комплекс мер включает создание материально-технической базы хранения документов, таких как здания и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов, и других. Также следует создать и соблюдать нормативные условия хранения документов, включая температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический и охранные режимы хранения. Регламентируется процедура приема и выдачи архивных дел, а также назначается ответственное лицо, архивариус, для организации приема, выдачи и размещения дел в архиве.

Система мер по хранению должна обеспечивать сохранность документов и контролировать их физическое состояние при поступлении в архив и во время хранения. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику состава и видов документов, которая характерна для конкретного архива. Организации необходимо разработать и утвердить перечень документов, которые должны быть сданы в архив структурными подразделениями или отделами, а также установить порядок выдачи, сдачи и возврата дел. Документы, которые хранятся в архиве организации, должны быть оформлены и учтены в соответствии с Правилами работы архивов организации.