Автоматизация деятельности архива

Введение

              По определению, архивом (от греч. Archeion – присутственное место) называется учреждение (комплекс учреждений), хранящее документы, имеющие историческую, познавательную, научную, либо иную практическую ценность. В более широком смысле, архив – это некая совокупность документов, образовавшихся в результате деятельности учреждений, предприятий и отдельных лиц. Архивоведение – это комплексная научная дисциплина, разрабатывающая теоретические, методические и правовые вопросы  архивного дела. Объект архивоведения: текст, содержащийся на листе бумаги или любая другая информация на ином носителе. Предмет архивоведения – классификация документов, хранение документов, обработка, систематизация документов и создание базы данных. Архивная справка - официальный документ архива, содержащий сведения из архивных документов, относящихся к предмету запроса, с указанием адресов документов. Архивная копия - официальный документ архива, воспроизводящий текст архивного письменного документа либо изображение архивного графического документа с указанием их адресов. Архивная выписка — архивная копия, воспроизводящая часть текста архивного письменного документа.

            Наведение справок по запросам организаций (корпоративных клиентов) и граждан (физических лиц) составляет значительную долю всей работы любого ведомственного архива по использованию хранящихся в нем документов, так как в архивах данного типа сосредоточены справочные документы различного характера, которые хранятся достаточно длительный период (до 70-120 лет).

     Для того чтобы учитывать место хранения каждого отдельно взятого документа, нумеруются все помещения архива, стеллажи, шкафы и полки. Для ориентации в постоянно меняющихся документах, хранящихся в архиве, служат топографические указатели - справочники, отражающие реальное размещение документов в хранилищах архива. Эти указатели и являются основой для поиска и учета документов а архиве. Следует отметить, что учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве.

    В рамках данной работы я постараюсь по мере возможности раскрыть и проанализировать механизм автоматизации работы архива путем разработки комплексной базы данных на примере городского муниципального архива г.Бийска.

Необходимость автоматизации деятельности архива

Функционирование классического (“бумажного”) архива имеет значительный ряд недостатков. В их числе следующие:

      1) Время оперативного поиска конкретного документа достаточно велико

            2) Реальные бумажные документы подвержены быстрому физическому износу

1. Низкая производительность труда сотрудников архива (архивариусов) при постоянно растущем числе запросов на получение информации из архива
2. Затруднительное распостранение информации о фондах архива  

              Для устранения проблем данного характера имеет смысл провести глобальную автоматизацию в рамках деятельности архива, в основе которой лежит полноценное и грамотное использование новейших компьютерных технологий баз данных и современных программно-аппаратных вычислительных систем. Развитие электронных технологий открывает новые возможности по автоматизации и компьютеризации архивного дела, созданию электронных архивов с целью ускорения поиска документов и обработки запросов, обеспечения дифференцированного доступа пользователей к архивной информации, замены оригиналов ценных архивных документов их электронными копиями. Во многом, автоматизация централизованного архива представляет собой обособленную задачу, которая может и должна решаться параллельно с задачей автоматизации делопроизводства.