Понятие и классификация основных видов документов

ТЕОРИТИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ К КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЕ

2. Понятие и классификация основных видов документов. Дать развернутый ответ.

ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ

3. Что обозначает и как оформляется реквизит «отметка о приложении»? Приведите пример.

Ответ на теоретический вопрос к контрольной работе

Основу информационной среды любой организации вне зависимости от её формы собственности и правовой организации составляют документы. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована только при соблюдении ряда обязательных делопроизводственных операций.

Так что понимается под термином документ и какая бывает классификация основных документов на этот вопрос постараюсь ответить развернуто.

Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать . Это определение нам дает РОСТ Р 7.0.8-2013 статья 3.1 пункт 7.

Чтобы выработать определенные принципы работы с различными документами, необходимо провести классификацию. Административная система документирования универсальна. Она регулирует деятельность любой организации, предприятия, учреждения. Обеспечивает фиксацию распорядительных управленческих решений.

Административная система документирования по видам документов делится на три группы документов: организационные документы, распорядительные документы, справочно-информационные документы.

Организационные документы.

Ни одна организация, фирма или учреждение, которая действует на законных основаниях, не смогут обойтись без организационных документов. В начале своей деятельности создаются уставы, положение, структуры организации, регламенты, штатное расписание, инструкции и так далее. Подобные документы предназначены для решения организационных вопросов.

Устав предприятия – это утверждённый в установленном порядке юридический документ, включающий свод правил и положений, касающийся правового статуса, организационной формы, структуры и устройства организации. А также видов деятельности, порядка отношений с юридическими и физическими лицами и государственными органами, а также определяющих права и обязанности, как участников организации, так и самого юридического лица.

Положение – это нормативный правовой акт, определяющий правовой статус, подчинённость, структуру, место в структуре, задачи, функции и другие аспекты деятельности организации или её отдельных составных частей (подразделений, должностей, коллегиальных органов). Положение определяет систему управления организацией. Например: «Положение об организационной структуре», «Положение о премировании» и т. д.

Инструкции – это правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Все инструкции подразделяются на две основные группы:

1. инструкции, регламентирующие порядок выполнения, какого либо процесса (например: производственного), в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица, подразделения). Например: «Инструкция по эксплуатации …», «Инструкция по пожарной безопасности» и т.д.

2. должностные инструкции – это организационно-правовой документ, определяющий основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности. Должностные инструкции составляются по каждой штатной