Оформлення та відправка документів

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

Національний авіаційний університет

Факультет кібербезпеки, комп’ютерної та програмної інженерії

Кафедра комп’ютеризованих систем захисту інформації

                                              ДОМАШНЄ ЗАВДАННЯ

з навчальної дисципліни

“ Організація спеціального діловодства”

на тему: “Оформлення та відправка документів.”

                                             Виконала:

студентка БІ-102 БЗ

Варіант № 12

Стафеєва Дарина Дмитрівна

                                          Перевірила: 

    Анна Олександрівна Корченко

                                           

 Київ 2024

Зміст

Вступ.        3

1.        Оформлення бланків та обов’язкових реквізитів документів        4

1.1.        Найменування юридичної особи        4

1.2.        Назва  виду документа        5

1.3.        Дата документа        5

1.4.        Реєстраційний індекс        5

1.5.        Заголовок до тексту документа        6

1.6.        Текст документів        6

2.        Вимоги до бланків документів        8

3.        Опрацювання та відправлення кореспонденції        9

Висновок.        11

Список використаних джерел:        12

Вступ. Варто сказати, що питання документування й організації роботи з документами (діловодство) завжди займало важливе місце в роботі будь-якої установи. Від правильної організації діловодства, якнайповнішої його механізації і автоматизації залежить ефективність управління в цілому.

Організація діловодства умовно ділиться на дві частини:

- забезпечення своєчасного і грамотного створення документів (документування);

- організація роботи з документами: одержання—передача, обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, підготовка до архіву, знищення.

Моя робота висвітлює питання оформлення та відправки документів, які є важливими етапами діловодного процесу, без правильного їх проведення неможлива організація діловодства. Незалежно від того, чи йдеться про бізнес, освіту, офіційні процедури чи особисті питання, правильне оформлення та ефективна відправка документів важливі для забезпечення правильного обміну інформацією.

Діловодство включає правила складання текстів та оформлення службових документів встановленої форми на бланках установи (крім деяких внутрішніх документів) за відповідними вимогами до тексту документа, який повинен мати обов’язкові реквізити.

Документи, призначені для відправлення, приймаються повністю оформленими, підписаними і зареєстрованими та з позначкою про категорію поштового відправлення (окрім простих відправлень).

1. Оформлення бланків та обов’язкових реквізитів документів

ДСТУ 4163-2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» поширюється на організаційно-розпорядчу документацію, що застосовується під час проведення розпорядчої та виконавської діяльності органів державної влади, а також підвідомчих їм підприємств і організацій.

Документи, які створюють юридичні особи, обов’язково повинні мати найменування юридичної особи , назву виду документа (не зазначають на листах), дату документа, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту документа, текст документа та підпис (для електронних документів — електронний підпис або електронна печатка в разі відсутності електронного підпису).

1. Найменування юридичної особи

Найменування юридичної особи вищого рівня зазначають скорочено. Якщо немає офіційного скорочення цього найменування, то його зазначають повністю. Найменування юридичної особи вищого рівня розміщують вище найменування юридичної особи — автора документа.