Работа с базой данных в MS Excel

Работа с базой данных в MS Excel

Программа MS Excel позволяет вести работу с базой данных, а именно: выполнять сортировку и фильтрацию данных, подводить промежуточные итоги.

Рассмотрим это на примере работы с таблицей (таблица 1). При работе с таблицей следует соблюдать правила:

1. Курсор должен находиться в базе данных (т.е. должна быть выделена любая ячейка в таблице).
2. В смежных ячейках не должно быть данных.
3. Нельзя объединять ячейки, входящие в базу данных.

                                                              Таблица 1.

[pic 1]

СОРТИРОВКА

Задача 1. Простая сортировка. Необходимо отсортировать данные по фамилиям (по алфавиту от «А» до «Я»). Это самый простой вариант сортировки. Установим курсор  в столбец «ФИО» (выделим любую ячейку), откроем ленту Данные и на вкладке Сортировка и фильтр выберем команду «А-Я» (Сортировка от А до Я) – рис.1.

[pic 2]

Рис.1

Задача 2. Сортировка по уровням. Необходимо отсортировать данные в таблице 1 так, чтобы сначала шла 101 группа, затем 102, и в каждой группе фамилии были отсортированы по алфавиту от «А» до «Я».

Порядок действий. Выделим любую ячейку в базе данных. На вкладке Сортировка и фильтр ленты Данные выберем команду Сортировка.

В диалоговом окне Сортировка (рис.2) выберем  в поле Столбец  команду Сортировать по группе, затем добавим уровень сортировки с помощью кнопки Добавить уровень и в поле Затем по установим ФИО. После команды ОК таблица будет отсортирована сначала по номеру группы, а в каждой группе – по фамилиям – таблица 2.

[pic 3]

Рис.2

Таблица 2

[pic 4]

ФИЛЬТРАЦИЯ ДАННЫХ        

Фильтрация данных также проводится на ленте Данные, на вкладке Сортировка и фильтр.

Задача 3. Необходимо найти только студентов 101 группы (102 – группу скрыть).

Выделяем любую ячейку в базе данных. На вкладке Сортировка и фильтр выбираем команду Фильтр. У заголовка каждого столбца появляются кнопки выбора. Открываем кнопку выбора столбца Группа и выбираем группу 101 (т.е. убираем «флажок» слева от 102 гр. – рис.3)

[pic 5]

Рис.3

После команды ОК на экране останется только 101 гр – таблица 3.