Хранение документов. Меры по обеспечению сохранности документов

ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ. МЕРЫ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Document storage. Measures to ensure the safety of documents

Я.Э. Чадова, студент

Л.М. Стахеева, кандидат экономических наук, доцент

Уральского государственного аграрного университета

(г. Екатеринбург, ул. Карла Либкнехта, 42)

Аннотация: Целью данной статьи является получение сведений о сроках и условиях хранения определенных видов документов, а так же данная работа содержит информацию о том, где хранится документация и какие меры применяют для обеспечения и гарантии полной целостности документов.

Ключевые слова: документ, срок, порядок, организация, архив.

Annotation: The purpose of this article is to obtain information about the terms and conditions of storage of certain types of documents, as well as this work contains information about where the documentation is stored and what measures are used to ensure and guarantee the complete integrity of documents.

Keywords: document, term, procedure, organization, archive.

Документы являются неотъемлемой частью любой организации и, соответственно, её деятельности, потому что именно документация играет основную роль в эффективном управлении предприятием, а так же является доказательством исполнения данной деятельности. Именно поэтому документы, даже после применения, остаются на хранении в том подразделении, куда они были обращены. Определенные документы спустя время отдают на хранение в архив организации, остальные – уничтожаются по истечении срока, основываясь на специальных актах.

1.Виды документов. Какие из них остаются на хранение в организации

Существуют (основные) нормативно-правовые акты, которые регулируют хранение документации:

1. Федеральный закон часть 1 статья 17 от 22.10.2004
2. Перечень, утверждённый Приказом Росархива от 20.12.2019 №236
3. ГОСТ Р 54989-2012

Исходя из данных регламентов, должны оставаться на хранение данные виды документов: исходящие, входящие, внутренние, документы, которые прошли регистрацию, административно-хозяйственные, бухгалтерские, а так же налогового и финансового учета.

«Приказ о хранении документов» создается от начала всей деятельности организации. Хранение документации на предприятии определятся внутренним актом, например, таким как, «Инструкция о документообороте».

Документы, которые не подлежат хранению:

1. реклама, различные каталоги, коммерческие предложения.
2. поздравления, открытки
3. разнообразные приглашения на мероприятия (открытия, презентации) [1].

2.Сроки хранения документов

В зависимости от различных факторов, документы имеют разные сроки хранения. Документы, по сроку хранения, делят на 3 группы:

1. временный срок хранения (1 год-10 лет)
2. долговременный срок хранения (более 10 лет)
3. постоянный срок хранения (вечное хранение)

На некоторых документах может быть отмечено «до минования надобности», такая отметка указывает на исключительно практическое значение документа, но их, не смотря на это, всё равно нужно хранить не менее одного года.

Сроки хранения определённых документов:

• Документы личного состава – 50 лет (75, если оформлено до 2003 г)
• Личные дела – 50 лет (75, если до 2003 г)
• Табели – 5 лет (при опасном труде – 50)
• Правила труда (1 год, если их заменили)
• График отпусков (3 года)
• Отчёты о командировках (5 лет)
• Несчастные случаи на производстве (45 лет) [4].

3.Обеспечение сохранности документов в организации

Во время хранения документации, до истечения их срока годности, за её сохранность отвечает непосредственно работодатель, и именно он обязан правильно организовать хранение документации в архиве.  Кроме этого, работодатель должен обеспечить полную защиту первичных документов (договоров, накладных, актов и т.п.) от каких-либо изменений. Место данного вида документов, еще не отправленных в архив, не регламентировано, не считая исключений.