Дoкументирoвание деятельнoсти гoсударственных учреждений

Дoкументирoвание деятельнoсти гoсударственных учреждений

Автoр:

Сoдержание

Введение …………………………………………………………………………..3
1. Основные правила организации документооборота в учреждении ………..4
2. Приём, обработка и распределение поступающих документов …………..12
3. Порядок направления на исполнение и работы исполнителя  с документами …………………………………………………………………….16
4. Правила обработки исходящих документов ………………………………..22
Заключение ………………………………………………………………………25
Список источников и литературы ……………………………………………...26

Введение

В деятельности любого учреждения к документации предъявляются особые требования, так как степень рациональности этого процесса влияет на качество выполнения задач, организацию и культуру сотрудников.

  Совершенствование документирования  деятельности учреждения предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, расположении их реквизитов путём использования унифицированных форм и унифицированных языковых средств; быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что в совокупности обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Не будет преувеличением сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется способностью соответствующих должностных лиц готовить и исполнять управленческие документы. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДО) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к управлению документацией и организации работы с документами в государственных органах, предприятиях (объединениях), учреждениях и общественных организациях.

По сути, организация работы с документами является координационным центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц его подразделения, правильное оформление переписки, подготовку телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для быстрого выполнения неотложных управленческих задач перед определенными должностными лицами закрепленного подразделения.

Теоретической основой реферата послужили труды отечественных ученых и специалистов в области теории и практики документооборота и делопроизводства: Андреева В. И. " делопроизводство. Организация и управление", Кирсанова М. В." Современная делопроизводство", Кузнецова Т. В. "делопроизводство", Демина Ю. М. " делопроизводство. Управление документацией", Ильюшенко М. П. "форма документа" и др., а также справочные и нормативные материалы по исследуемой проблеме.

1. Основные правила организации документооборота в учреждении

Документация-это процесс создания и обработки документа. Государственный стандарт определяет документацию как "запись информации на различные носители в соответствии с установленными правилами".

По мнению Кузнецовой Т. В., документооборот - это сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает в себя все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, регистрации, заверению и отправке документов.