База данных

Что такое база данных? Составные части базы данных.

База данных – это список (таблица) с информацией, состоящей из строк (называемых записями) и столбцов (называемых полями). База данных может быть, например, просто списком телефонных номеров: один столбец с именами, другой столбец с телефонными номерами и много строк, содержащих имя и номер телефона. Используя ранее приведенную терминологию, можно сказать, что Имя и Номер телефона являются полями, а каждая строчка, содержащая имя и номер телефона, - записью.

Конечно, для работы со столь простой базой не требуется настоящая программа обработки данных наподобие Access. Вы можете сохранить такой список в электронной таблице. Преимущество и сила реляционной базы данных становится очевидными, когда у вас есть два и более списка данных на различные темы и эти списки связаны между собой. Например, вы являетесь секретарем учебного заведения,  и в ваши обязанности входит составление списка контактной информации об учащихся (адреса и телефоны), а также списка, показывающего распределение учащихся по учебным курсам. Каждый из этих списков посвящен своей собственной теме, но оба списка содержат имена учащихся. Вы можете хранить всю информацию об учащемся для каждого учебного курса, который он посещает, что неприятно  и неэффективно.

В реляционной базе данных информация о каждом учащемся записана только один раз, в таблице Учащиеся. Каждой записи в этой таблице присвоен идентификационный номер ID: такие номера служат для указания учащихся в списках учебных курсов. Все списки содержат только необходимую информацию и могут эффективно использоваться. Никакие данные не повторяются.

Списки или таблицы связаны между собой при помощи номеров учащихся, содержащихся в поле ID. Вы можете использовать это для того, чтобы получать связанную информацию из двух таблиц. Например, можно создать отчет, содержащий телефонные номера учащихся, посещающих определенный курс.

Этот пример иллюстрирует основное свойство реляционных баз данных. Однако Microsoft Access способен делать много больше: создавать формы для облегчения ввода данных, проверять, верен ли тип вводимых данных, оформлять отчеты так, как вам нравится, и автоматизировать процесс работы с базой данных при помощи макросов. Окно базы данных – место расположения всех частей (объектов) базы данных. Части  базы данных работают не по отдельности, а все вместе: данные хранятся в таблицах и могут вводиться в эти таблицы непосредственно или с использованием форм; таблицы могут быть связаны одна с другой, для извлечения нужных данных из одной или нескольких таблиц применяются запросы; формы и отчеты основываются на запросах, которые позволяют как формам, так и отчетам отображать данные из двух или более таблиц.

№1 Практикалық жұмыс

Жаңа мәліметтер қорын құру. Конструктор режимінде кесте құрып, мәліметтермен толтырыңыз.

Таблица является основным хранилищем данных – вся информация, содержащаяся в базе данных, хранится в таблицах. Данные состоят из записей (строк) и полей (столбцов). Каждая таблица содержит информацию на определенную тему.

Кесте негізгі деректер қоймасы болып табылады. Мәліметтер базасындағы барлық ақпарат кестелерде сақталады. Деректер жазбалардан (жолдардан) және өрістерден (бағандардан) тұрады. Әр кестеде белгілі бір тақырып бойынша ақпарат бар.

Тапсырма 1. Фрукты атты  жаңа мәліметтер базасын құрамыз.  

1. Access МҚБЖ іске қосыңыз.  Пуск – Все программы - Microsoft Access. Жүктелгеннен кейін экранда сізге жаңа мәліметтер қорын құруды (создать новую базу данных) немесе бар мәліметтер қорын ашуды (открыть существующую базу данных) ұсынатын диалогтық терезе пайда болады.
2. Жаңа мәліметтер қорын құруды  (Новая база данных) таңдап, ОК батырмасын басыңыз. Жаңа мәліметтер базасының файл терезесі (Файл новой базы данных)  пайда болады, онда Фрукты  атауын және оның орналасқан жерін көрсетіңіз. Жаңа мәліметтер базасының файл терезесі ашылады:

[pic 1] 

Тапсырма 2. Конструкторды қолдана отырып, Категории фруктов кестесін жасаңыз. Кестеде келесі құрылым бар:

Осындай өріс құрылымымен кесте құру үшін келесі әрекеттерді орындаңыз:

1. Таблицы обьектісін таңдап, Создать батырмасын басыңыз. Новая таблица диалогтік терезесі пайда болады.
2. Конструкторға екі рет шертіңіз. Суреттегідей терезе пайда болады.

[pic 2]

1. В столбце Имя поля введите Код категории. Нажмите клавишу ТАБ.
2. Имя поля бағанына Код категории енгізіңіз. ТАБ пернесін басыңыз.
3. В столбце Тип данных выберите Счетчик. Нажмите клавишу ТАБ.
4. Тип данных бағанынан Счетчик таңдаңыз. ТАБ пернесін басыңыз.
5. В поле Описание введите: автоматически присваиваемый номер.
6. Описание өрісіне автоматты түрде тағайындалған нөмірді енгізіңіз.
7. В столбце Имя поля второй строки введите Категория.
8. Екінші жолдың Имя поля бағанына Категория енгізіңіз.
9. В поле Тип данных выберите текстовый.
10. Тип данных өрісінен текстовый таңдаңыз.
11. В поле Описание введите В шоколаде, засахаренные, свежие, сушенные.
12. Описание өрісіне В шоколаде, засахаренные, свежие, сушенные енгізіңіз.
13. Вкладка Общие в нижней части окна экрана отобразит дополнительные сведения о поле Категория. Щелкните в поле Размер поля и введите 20.
14. Экран терезесінің төменгі жағындағы Общие қосымша беті Категория өрісі туралы қосымша деректерді көрсетеді. Размер поля өрісін шертіңіз және 20 басыңыз.
15. Щелкните на маркере выделения записи, расположенного слева от строки Код категории. Запись станет выделенной.
16. Код категории жолының сол жағында орналасқан жазбаны белгілеу маркерін шертіңіз. Жазба белгіленеді.
17. На панели инструментов нажмите кнопку [pic 3] Ключевое поле. Таблица будет иметь такой вид, как показано на рисунке.
18. Құралдар тақтасынан  [pic 4] Ключевое поле түймесін басыңыз. Кесте суретте көрсетілгендей түрге ие болады.
19. Закройте макет таблицы и сохраните под именем - Категории фруктов 
20. Кесте макетін жабыңыз және Категории фруктов атауымен сақтаңыз.

[pic 5]

Задание 3. Заполним  таблицу Категории фруктов следующими данными:

3-тапсырма. Категории фруктов кестесін келесі мәліметтермен толтырыңыз: