Фильтрация данных

Методические материалы для выполнения работы

1. Основные понятия

Цель любой информационной системы – обработка данных об объектах (отраслях, предприятиях, подразделениях, работниках и т.д.). Имеющиеся данные пользователь стремится каким-то образом упорядочить, чтобы быстро находить  и извлекать информацию на основании заданных условий. С целью эффективного проведения операций обработки в Excel, данные целесообразно организовать в виде списка.

Список - это таблица, состоящая из совокупности однотипных строк. Каждая строка соответствует описанию конкретного объекта.

Список формируется из полей и записей.

Поле - это характеристика объекта. Полю соответствует столбец таблицы. Каждое поле имеет уникальное имя (наименование реквизита, метка столбца). Метка столбца записывается в одну ячейку. 

Запись – это набор данных (реквизитов), описывающих один объект, которым соответствуют клетки таблицы, расположенные в одной строке.

Список можно рассматривать как несложную базу данных (БД)^[1], предствленную в виде таблицы. Это допустимо, так как она содержит взаимосвязанные данные, для управления которыми в Ecxel имеются специальные команды и функции.

Обработка данных в Ecxel включает следующие основные операции: сортировка, подведение итогов, фильтрация, статистическая обработка, построение сводной таблицы. Проведение обработки данных в Excel осуществляется с помощью команд пункта меню Данные.

Наиболее простой операцией обработки данных является их сортировка. Под сортировкой понимается упорядочение информации по значениям одного или нескольких полей.

По отсортированной таблице, в которой есть повторяющиеся данные (после сортировки они группируются), часто возникает необходимость подведения промежуточных расчетов для каждой группы данных. Операция промежуточные итоги позволяет проводить вычисления по подгруппам.

Фильтрация – это поиск и извлечение данных по какому-либо условию (критерию). В отфильтрованном списке выводятся на экран только те строки, которые содержат определенные значения или отвечают определенным критериям, при этом остальные строки оказываются скрытыми.

Под статистической обработкой списков будем понимать проведение расчетов с использованием встроенных функций категории “Работа с базой данных” и исследование влияния факторов (независимых переменных) на показатель (функцию, зависимую переменную) с применением процедуры “Таблица подстановки”.

Одним из наиболее мощных средств при работе со списками являются сводные таблицы. Сводные таблицы полезны как для анализа данных, так и для обобщения информации, хранящейся в БД. Под сводной таблицей понимается таблица, полученная из первоначальной таблицы в соответствии с заданными настройками. Сводные таблицы являются динамическими объектами, позволяющими выводить информацию с различной степенью детализации.

Рекомендации по созданию списка на листе книги

• На листе не следует помещать более одной таблицы.
• Таблица должена быть организована так, чтобы во всех строках в одинаковых столбцах находились однотипные данные.
• Между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец.
• В таблице не должно быть пустых строк и столбцов.
• Метки столбцов должны находиться в первой строке таблицы.
• Формат имен полей рекомендуется задавать так, чтобы он отличался от формата записей.
• Ввод данных в ячейке не должен начинаться с пробела, так как наличие пробела влияет на результаты сортировки и поиска.
• ПРИМЕР 1. Формирование списка «Учет пассажирооборота по видам перевозок». 

Пусть имеются данные по видам перевозок за период с 1996 по 1998 года по кварталам об объемах пассажирооборота (в тыс. пасс.), выручке (в тыс.руб.), средней стоимости проезда (в руб.). Формируемый список включает шесть полей и может выглядеть как показано на Рис. 1.1.