Возможности организации базы данных в табличном процессоре и режимы работы с ней

3. Возможности    организации  базы  данных  в  табличном  процессоре  и режимы работы с ней. Правила задания простых и сложных критериев для поиска, отбора и вывода данных

Для представления данных в удобном виде используют таблицы. Компьютер позволяет представить их в электронной форме, что в свою очередь дает возможность не только отображать, но и обрабатывать данные. Класс программ, которые используются для этой цели – электронные таблицы.

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые связаны с ней формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.

Одним из наиболее распространенных средств работы с документами, имеющими табличную структуру, является программа Microsoft Excel.

Программа Excel предназначена преимущественно для работы с таблицами числовых данных. При формировании таблицы выполняется ввод, редактирование и форматирование числовых и текстовых данных, а также формул.

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных. Обозначение ячейки (номер) выполняет функции ее адреса, который используется при записи формул.

База данных – это организованная структура, предназначенная для хранения информации. В современных базах данных хранятся не только данные, но и информация.

База данных – это список структуры, которая задается и определяется полями, описывающими категории информации, содержащейся в данной базе. Программное обеспечение баз данных как минимум позволяет выполнять две операции: сортировать или упорядочивать данные в определённом порядке и выделять или фильтровать данные для поиска нужной информации.

Microsoft Excel содержит большой набор разнообразных средств для обеспечения эффективного и эффектного управления базами данных. В Excel базы данных размещаются в таблицах, а каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые называются в базах данных записями и полями. Информация в базах данных имеет неизменную структуру, каждую строку можно рассматривать как единичную запись. Информация каждой записи содержится в полях.

При работе с базами в Excel в первую очередь необходимо ввести заголовки столбцов, после чего можно ввести в базу данных информацию. Вводить данные и просматривать информацию можно с помощью команды “Данные” из меню “Форма”.

Для фильтрации данных в Excel используют команды “Автофильтр” и “Расширенный фильтр”. В случае простого выбора нужной информации достаточно команды “Автофильтр”. При использовании же более сложных критериев необходимо применять команду “Расширенный фильтр”. Все эти команды выполняются в результате выбора “Данные”, а затем “Фильтр”.

В большинстве случаев намного удобнее работать с подмножеством базы данных – ограниченной группой записей. Для того чтобы выбрать записи, которые могли бы удовлетворять определённому условию, и временно скрыть другие записи, используется фильтр. Фильтр задают, когда мы вводим условие фильтрации.

Создание баз данных в табличном процессоре EXCEL

Создавая рабочие листы, использующиеся в качестве базы данных, нужно соблюдать следующие несложные правила:

1) имена полей располагаются в верхней части столбцов

2) пустая строка указывает на окончание данной базы данных, поэтому нельзя оставлять пустых строк между заголовками столбцов и записями данных.

Выделяем исходную таблицу. В меню “Данные” выбираем «Фильтр», затем «Автофильтр». После этого в полученной таблице выбираем необходимые по постановке задания условия.

Поиск и фильтрация данных в Excel осуществляется по критериям.

Под критерием понимается условие, заданное с помощью данных, находящихся либо в таблице, либо вводимых пользователем и некоторых операций, в соответствии с которыми производится фильтрация или поиск искомых данных.