Документальное оформление расчетов с покупателями и заказчиками в ООО «Альфа Электрик»

Основной функцией бухгалтерского учета является формирование документированной систематизированной информации об объектах учета, в соответствии с законодательно установленными требованиями и составление на ее основе бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Основанием для ведения учетных записей являются данные первичного учета. Все факты хозяйственной жизни и в бухгалтерском учете оформляются типовыми первичными документами, самостоятельно разработанные формы первичной документации организация не использует.

В качестве основных покупателей и заказчиков, рассматриваемой нами организации выступают как юридические, так и физические лица.

Независимо от юридического статуса и организационно-правовой формы расчеты с покупателями и заказчиками ООО «Альфа Электрик» оформляются соответствующими договорами (приложение 3).

Форма договоров, заключаемых в ООО «Альфа Электрик» определяется характером взаимоотношений с покупателями и заказчиками.

Лицами, отвечающими за составление и правильное оформление договоров являются менеджеры ООО «Альфа Электрик» по продажам, причем, со стороны ООО «Альфа Электрик» подписываться данный документ должен генеральным директором, однако фактически подпись за него ставят менеджеры без наличия соответствующих прав, подтвержденных документально. Это нарушает порядок оформления документов, и может повлечь за собой не только экономические, но и юридические последствия.

Договора составляются в двух экземплярах, каждый из которых является оригиналом. Один экземпляр остается в ООО «Альфа Электрик», а второй – передается покупателю (заказчику).

На основании заключенного договора покупателю или заказчику выставляется счет на оплату. Счет важен как для ООО «Альфа Электрик», так и для его контрагентов, так как является основанием для начисления суммы задолженности покупателя в учете и продавца и основанием для погашения задолженности – у покупателя (приложение 5).

Счет формируется в ООО «Альфа Электрик» в двух экземплярах, один из которых передается контрагенту, другой остается в бухгалтерии.

Подписывают счет руководитель и главный бухгалтер организации.

Передача материальных ценностей покупателям осуществляется, как правило, на основании доверенностей, выписываемых организацией покупателем экспедитору или другому материально-ответственному лицу, отвечающему за доставку товарно-материальных ценностей на предприятие.

При отгрузке товарно-материальных ценностей в ООО «Альфа Электрик» оформляется товарная накладная по унифицированной форме ТОРГ – 12.

В данном документе бухгалтер ООО «Альфа Электрик» указывает номер и дату оформления, полное наименование и реквизиты организации-продавца ( в ее качестве выступает ООО «Альфа Электрик»), наименование и реквизиты покупателя, наименование и краткое описание товара, его количество, единицы измерения, цена и общие суммы отпущенных товаров с учетом и без учета НДС (данные суммы совпадают, так как ООО «Альфа Электрик» не является плательщиком налога на добавленную стоимость.

Товарная накладная выводится на печать бухгалтером ООО «Альфа Электрик» в двух экземплярах. Первый из них остается в организации и выступает в качестве основания для списания товаров, второй экземпляр передается покупателю и выступает в качестве основного документа, на основании которого производится оприходование товарно-материальных ценностей.

Помимо продажи различных товаров, в соответствии с видом своей деятельности