Отчет по практике в МКУ «ХЭК» ИК МО «ЛМР» РТ

Содержание

Введение ………………………………………………………………..

Основная часть …………………………………………………………

Заключение ……………………………………………………………..

Список использованных источников …………………………………

Приложение …………………………………………………………...

Введение

Цель работы - изучение организации работы с документами; знакомство с основными направлениями деятельности архива; формирование практических навыков работы с документами.

        Задачи:

- провести теоретический и практический обзор особенностей документирования управленческой деятельности организации;

- изучить теоретические  и практические основы документирования организационно-распорядительной деятельности организации, особенности составления организационных и распорядительных документов;

- изучить основы документирования информационно-справочных документов;

- рассмотреть документы, регламентирующие процесс делопроизводства на предприятии.

Делопроизводственная служба представлена секретариатом, который в своей деятельности руководствуется такими нормативными документами, как Инструкция по делопроизводству, должностные инструкции сотрудников, номенклатура дел. 

Таким образом, непосредственное ведение делопроизводства возлагается на секретариат. Он обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Занимаемая должность - помощник секретаря руководителя, предусматривала как знакомство со стадиями текущего делопроизводства и особенностями оформления дел для передачи на хранение в архив, так и изучение функций секретаря по документному и бездокументному обслуживанию руководителя.

Основная часть.

При прохождении практики в МКУ «ХЭК» ИК МО «ЛМР» РТ я занимала должность помощника секретаря руководителя.

Поскольку в ХЭК функции службы делопроизводства возложены на секретариат, у меня была возможность подробно изучить особенности ведения как текущего делопроизводства, так и процесса подготовки документов для сдачи в архив. 

1. Организация приёмной офиса в соответствии с требованиями эргономики, культуры труда и оборудования приёмной системами хранения, необходимыми приспособлениями, канцелярскими товарами.

Рациональная организация труда секретаря начинается с организации рабочего места. Рабочее место секретаря располагается в приемной, которая примыкает к кабинету руководителя. Приёмная размещена, таким образом, чтоб секретарь могла видеть всех входящих в приемную. Площадь разделена на рабочую зону и зону для посетителей.

Качество работы приёмной напрямую связано с грамотной организацией пространства в приёмной. По моему мнению, основное требование, предъявляемое к рациональной планировке рабочего места, нужно обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сокращение физических усилий секретаря.

Для этого необходимо соблюдать следующие правила:

• желательно оснастить рабочее место секретаря специальным переговорным устройством, которое позволит секретарю, не входя лишний раз в кабинет руководителя, быстро сообщать последнему необходимую информацию;
• на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего;
• каждый предмет и средство труда должны иметь свое место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени, канцелярские принадлежности (карандаши, ручки, скрепки и т.п.) следует хранить в ящике стола со специальными разделителями;
• все средства коммуникационной техники (телефон и др.) надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую руку свободной для работы;
• документы, с которыми работает секретарь, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике;
• документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы;
• движения секретаря должны быть оптимальными, то есть более короткими и экономными с позиций затрат времени и сил;
• рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;
• в помещении приемной должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;
• мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем, удобной для ее размещения;
• большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на компьютере, чтения.

В состав рабочего места секретаря должна входить зона для посетителей. Если посетителя по тем или иным причинам сразу не может принять руководитель, то посетитель должен удобно сесть, иметь возможность снять верхнюю одежду и чем-то себя занять (свежие газеты и журналы).