База данных учета внутриофисных расходов

ВВЕДЕНИЕ

Сегодня, в век высоких технологий, особое внимание уделяется информации и ее обработке. С появлением и развитием компьютерной техники появился широкий спектр возможностей для использования информации. Одним из самых эффективных на сегодняшний день методов — это создание информационно-справочных систем [1].

Информационно-справочные системы предназначены для управления различными информационными и справочными массивами, в число которых входят и базы данных. База данных – это совокупность сведений о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях, относящихся к определённой теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности, как в целом, так и любой её части [2]. Эти системы организовывают определенный интерфейс пользователя с функциями обработки информации самой системы.

1 Анализ предметной области и её формализация для проектирования базы данных

1.1 Описание предметной области

В рамках курсового проектирования требуется разработать информационную систему для учета внутриофисных расходов.

Предметная область состоит из материальных и нематериальных сущностей. Для офисных расходов выделяют следующие сущности: сотрудники, отделы, чеки, вид расходов.

Вид расходов характеризуется такими свойствами как: название, описание, предельная сумма данного расхода, которую можно потратить за месяц. К отделам офиса относятся название отдела, количество сотрудников в нем.

Сотрудники могут осуществлять покупки для нужд фирмы, после чего предоставляют чек в бухгалтерию. Чек включает в себя такие свойства как: сумма покупки, код товарного чека, вид расхода, дату покупки.

Каждый сотрудник имеет свой уникальный номер, который присущ только ему.

Предполагается, что с данной информационной системой будут работать следующие группы пользователей:

•  сотрудники бухгалтерии;
•  администратор базы данных.

1.2 Анализ информационных потребностей пользователей и предварительное описание запросов

Сотрудники фирмы могут просмотреть список расходов и уточнить как предельную сумму на месяц, так и остаток суммы. Также они могут проверить собственные расходы и в случае необходимости исправить их.

Такие сотрудники как бухгалтера и директора могут просматривать, добавлять, изменять и удалять информацию о работниках фирмы. После того, как сотрудник принес товарный чек, бухгалтер добавляет все данные о расходе средств в базу данных. В дальнейшем можно просмотреть либо исправить данные о расходах за текущий месяц. При добавлении информации о покупке, остаток суммы зарезервированный для данного типа расходов уменьшается. В конце месяца данные о расходах сохраняются для отчета.

Администратор базы данных должен иметь полный доступ к базе данных. Администратор отвечает за выработку требований к базе данных, её проектирование, создание, эффективное использование и сопровождение. В процессе эксплуатации администратор базы данных должен следить за функционированием информационной системы, обеспечивать защиту от несанкционированного доступа, контролировать избыточность, непротиворечивость, сохранность и достоверность хранимой в базе информации [3].

1.3 Определение требований и ограничений к базе данных с точки зрения предметной области

Предметная область состоит из сотрудников фирмы, ее отделов, типов расходов и чеков.

Персонал требует указания имени, фамилии и отчества, а также идентификатора принадлежности к какому-либо отделу. Каждый отдел имеет собственное название и определенное количество сотрудников.

Чек включает в себя товарный код, идентификатор сотрудника, который его принес, потраченную сумму и дату покупки.

База данных должна быть с множественным доступом, быстродействием и сохранностью данных, а также комфортным пользовательским интерфейсом [4].

1.4 Постановка решаемой задачи

Задачу, исходя из выше перечисленной информации можно сформулировать так: разрабатываемая база данных должна отвечать требованиям надежности, целостности данных. Также она должна иметь эргономичный интерфейс, позволять управлять данными и просматривать ключевые сущности. Требования, предъявляемые к предметной области, также должны быть выполнены. Для полноценной работы базы данных необходимо наличие возможности резервного копирования при любом изменении, чтобы в случае утери, либо повреждения базы данные можно было восстановить из резервной копии.