Хранение и обработка документированной информации в базах данных

СОДЕРЖАНИЕ

Введение        3

1.        База данных и системы управления базами данных        5

2.        Хранение и обработка документированной информации в базах данных        11

Заключение        17

Список использованных источников        19

ВВЕДЕНИЕ

Основные идеи современных информационных технологий возникают на концепции баз данных. 

Исходя из данной концепции основанием информационных технологий являются данные, составленные в базах данных в целях соответствующего представления реального мира и соответствовать ожиданиям информационных потребностей пользователей.

Одним из ключевых понятий в теории базы данных является информации.  Под информацией принято понимать любые сведения о каком-либо событиях, процессе и объекте.

В фундаменте успешного бизнеса любой компании лежит точность и уместность принятия решений руководством фирмы, быстрое реагирование на смену ситуации на рынке или в организации. Устойчивый рост объемов информации, требующийся для принятия управленческих решений, влечет к тому, что необходимо получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами делаются при этом малоэффективными.

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, выполняется при помощи документов, которые в то же время значатся основой, итогом и средством этой деятельности. В офисе производственной организации метод работы с документами может быть неделимо связан с технологией ее прямой производственной деятельности. Она понимается не только как единые правила документирования и оформления документов, но и как единая организация движения документооборота. По условиям нормативным требований документооборот предприятия содержит процесс движения документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

 Актуальность данной работы обусловлена тем, что в настоящее время тема рационализации документооборота в организации при помощи применения всемирной компьютерной сети и других автоматизированных систем представляет собой одну из наиболее актуальных, в связи с развитием компьютерных технологий. Любое предприятие, движущиеся к успеху, должно иметь точно и правильно образованный документооборот, а это возможно с использованием новых технологий делопроизводства (Internet, электронная почта и др. системы автоматизации документооборота). От увеличения оперативности и четкости в работе с документами в большинстве случаев зависит оперативность работы предприятия в целом. В подавляющем большинстве современные предприятия в целях повышения эффективности своей деятельности используют автоматизированные системы делопроизводства и документооборота.

Для написания данной работы были поставлены следующие задачи:

• ознакомление с теоретическими основами базы данных и принципом управления базами данных;
• освоение основных принципов работы с базами данных;
• изучение обработки и хранения документированной информации в базе данных;
• ознакомление с применением электронного документооборота на предприятии;

Цель данной работы заключается в том, чтобы выявить, как электронные системы влияют на организацию документооборота, какие преимущества будут иметь учреждение, пользующееся этими системами и какие, имеются у рассматриваемых систем недостатки.

1. База данных и системы управления базами данных

База данных представляет собой информационную модель, позволяющую правильно хранить информацию о группе объектов, которые обладают одинаковым набором свойств.

Данные – это факты, цифры, и другие сведения о истинных и абстрактных лицах, предметах, объектах явлениях и событиях, которые подходят определенной предметной области, показанные в цифровом, символьном, графическом, звуковом и любом другом формате. Данные в информатике – информация, предложенная в виде, который пригоден для ее передачи и обработки автоматическими средствами. При возможном участии автоматизированных средств.