Влияние информационных технологий на подготовку документоведа

ВЛИЯНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
НА ПОДГОТОВКУ ДОКУМЕНТОВЕДА

Иванова Т.С., Сергеева Н.А, руководитель Катышева М.А.

Федеральное государственное бюджетное учреждение высшего образования «Пензенский государственный университет», г. Пенза, Россия

Автоматизация делопроизводства позволяет повысить эффективность делопроизводственной деятельности последующим основным показателям: оперативность и качество составления и оформления документов, время и трудозатраты на выполнение рутинных операций, сроки продолжения и исполнение документов. Однако, применение современных информационных технологий (ИТ) в сфере управления приводит к тщательному пересмотру квалификационных характеристик, требований к подготовке специалистов документационного обеспечения управления.

В настоящее время современный документовед должен быть специалистом с высоким уровнем технологической подготовки, управляющий потоками документов в организациях и предприятиях всех отраслей и форм собственности, работающий в органах государственной и муниципальной власти [1]. Эти требования нашли отражение в Профессиональном стандарте «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», введенным в действие в 2015 году. В соответствии с ним специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией должен уметь: работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации, пользоваться базами данных, в том числе удаленными; пользоваться справочно-правовыми системами; пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации; применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности; применять вычислительную технику и информационно-коммуникационные технологии для экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности [2].

В решении профессиональных задач документовед широко применяет программы Word, Excel, Access, Outlook, PowerPoint, входящие в стандартный офисный пакет Microsoft Office.

Для быстрого создания и эффективной обработки документов практически любой степени сложности помогают средства многофункциональной системы обработки текстовой информации Microsoft Word. Возможность использования различных стилей Word значительно облегчает работу при форматировании документа, а для создания повторяющихся (типовых) документов предназначены шаблоны, которые позволяют быстро создавать новые, аналогичные по форме документы, не тратя при этом времени на форматирование. Таким образом, документовед помощью программы Word может быстро оформить приказ, служебную записку, подготовить научно-технический отчет, письмо или любой другой документ, содержащий стандартные элементы [3].

Для решения учетных задач, обработки экспериментальных данных, составления отчетов отличным помощником выступают средства Microsoft Excel. В Excel можно создавать документы практически любой сложности, т.к. этот программный продукт располагает большим количеством шаблонов, с помощью которых можно быстро оформить самые разные документы (бланки, ведомости, счета и т. д.). Кроме этого, на рабочих листах книги можно собрать все документы, которые относятся к определенной задаче, или все документы, которые позволяют решать такие задачи делопроизводства, как регистрация документов, контроль исполнения и т. д. Для документоведа играет большую роль при подготовке отчетной документации возможность использования представления данных в видe графиков, диаграмм.