Контроль за состоянием хранения документов в архиве
Автор: Eun_Na • Май 21, 2019 • Лекция • 542 Слов (3 Страниц) • 497 Просмотры
Контроль за состоянием хранения документов и порядком работы с ними в делопроизводстве организаций могут осуществлять архивные учреждения, но только в организациях-источниках комплектования, которые передают им свои документы на постоянное хранение.
Негосударственные организации могут заключать договоры с государственными или муниципальными архивами, в том числе консультационные договоры, в рамках которых может происходить мониторинг работы с архивными документами конкретной организации.
Современная нормативно-правовая база в архивной сфере направлена на обеспечение сохранности документов. В какой форме будет организована эта работа, решает сама организация. В соответствии с п. 17 ст. 3 ФЗ «Об архивном деле в РФ» упорядочение архивных документов (формирование документов в ед.хр. (дела), описание и оформление дел) все организации независимо от формы собственности на документы должны осуществлять в соответствии с правилами, разработанными Росархивом.
Каждая организация должна постоянно контролировать состояние хранения документов и их упорядочение в делопроизводстве структурных подразделений. Такой контроль возложен на архив или архивохранилище в лице службы ДОУ организации.
Архивы проводят проверки не реже одного раза в год, перед передачей дел на хранение. Проверки должны обязательно включаться в годовой план работы архива с указанием проверяемых участков, видов работ, объемов работ, конкретных сроков и исполнителей.
Государственные и муниципальные, центральные и центральные отраслевые архивы должны вести карточку учета работы с организацией – источником комплектования.
Форма карточки для архива организации приложение № 47 «Основных правил работы архивов организаций», (2002). В ней указывают общие сведения об организации, сведения о проверке работы архива, упорядочении и передаче дел.
Руководители организации и структурных подразделений должны быть заранее поставлены в известность о проведении проверок.
По итогам проверок составляется справка, в которой отражается состояние работы с архивными документами и определяются меры по устранению выявленных недостатков или нарушений.
Обеспечение сохранности документов в архиве
В систему мер по обеспечению сохранности документов
...